办展指南：会展活动现场执行管理系统

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会展业作为新兴服务业，是2l世纪的朝阳产业，有着巨大的发展潜力。而良好的会展现场服务又恰恰是一个展会能够成功的重要所在。在展会中，不论是参展商还是主办者、观众等等，都离不开会展现场服务。它不仅可以在当时促使展会取得成功，还可以在很大程度上的宣传和延伸展会的影响力和品牌效应，让更多的参展商，客户，观众了解并参加展会，从而使展会取得更大的成功。
会展活动现场管理，具体体现在对参展商和观众的优质服务上。它是展览计划的具体落实，也是直接反映和衡量办展水平的必要环节，理应备受会展组织活动组织者的重视。然而会展现场管理、控制和协调的内容相当复杂，如若处理不当，突发事件必将会酿成大的问题。所以要求现场管理的指挥协调成员对展会相关事宜全盘了解，并能及时、果断做出英明决策。本文将结合我国目前大型活动现场各类型事件的处理现状，将会展活动现场管理分为：展览活动现场管理系统、会议活动现场管理系统、节庆活动现场管理系统；本文将主要对会展活动现场管理中的接待系统、会务系统的具体定义以及工作内容进行详细阐述。

【引言】
众所周知，会展现场管理是成功办展至关重要的因素和环节。会展活动现场管理的成功将提高专业观众和参展商对本展会的满意度，以及提升展会的知名度和美誉度。而常久以来，大型活动现场管理一直是全球会展活动组织者头疼的问题。前期经过了大量的准备工作，还是难免在现场发生各类突发事件。随着现代会展业的日驱成熟，人们已开始意识到，会展活动现场是否能顺利进行，与前期的组织设计、任务分工、责权分配、等有很大关系。现场管理不到位，直接影响了会展活动的成败。
会展活动通常都是短时间汇集大量的人群、物品等，短时间会出现大量的交叉任务。如果能通过一种科学的方法，使这些交叉任务能有效的分配与合理的控制，是大家共同关注的问题。据统计，每年我国产生的各类型展览会约5600个，而各类型的会议活动有40万之多，节庆活动2000多个，但一直没有适合大型活动管理的会展现场执行系统知识出现。造成了众多大型会展活动现场管理不到位或者出现了不可挽回的损失。
“SWOT分析法”与“5S管理理念”
大型活动现场管理是指组织者在某一具体时间、特定场所对参与会展活动事件的群体、物品、资金、信息等多项交叉任务进行协调与服务管理的总称。“现场管理”一直以来在国际上也没有完善的定论，这是因为不同时期、不同性质、不同主体的活动现场管理均有差异。目前国际上部分大型活动组织在现场管理中借用了“SWOT分析法”与“5S”管理等相关经验，结合大型活动实际情况进行了创新。随着现代会展业的快速发展，欧盟组织早期引入的知识已不能满足现代会展业发展的需求。
第一种:SWOT分析法
SWOT分析发又称为态势分析法，它是由美国旧金山大学的管理学教授于20世纪80年代初提出来的。
我们常用来作为企业内部的分析方法，即根据企业自身制定内在条件进行分析，找出企业的优势、劣势及核心竞争力之所在。其中，S代表strength(优势)，W代表weakness(弱势)，O代表opportunity(机会)，T代表threat(威胁)，其中，S、W是内在因素，O、T是外在因素。按照企业竞争战略的完整概念，战略应是一个企业“能够做的”（即组织的强项和弱项）和“可能做的”（即环境的机会和威胁）之间的有机组合。
第二种:5S管理
5S管理源于日本，指的是在生产现场，对材料，设备人员等生产要素开展相应的整理、整顿、清扫、清洁、素养等活动，为其他管理活动奠定良好的基础，是日本产品品质得以迅猛提高行销全球的成功之处。
整理、整顿、清扫、清洁、素养的日语在外来词汇罗马文拼写时，它们的第一个字母都为S，所以日本人又称之为5S，近年来，随着人们对这一活动的不断深入认识，有人又添加了“坚持、习惯”等两项内容，分别称为6S或7S活动。
a)整理（SEIRI） ：工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西，撤除不需要的东西；
目的：清除零乱根源，腾出 “空间”，防止材料的误用、误送，创造一个清晰的工作场所
b)整顿（SEITON） ：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理；
目的：定置存放，实现随时方便取用
c)清扫（SEISO）：将不需要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污秽状态；
目的： 1) 保持工作环境的整洁干净；2) 保持整理、整顿成果； 3) 稳定设备、设施、环境质量、提高产品或服务质量；4) 防止环境污染。
d)清洁（SEIKETSU）：维持以上整理、整顿、清扫后的局面，使工作人员觉得整洁、卫生；
目的：1) 养成持久有效的清洁习惯 2) 维持和巩固整理、整顿、清扫的成果
e)素养（SHITSUDE） ：通过进行上述4S的活动，让每个员工都自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，做到“以厂为家、以厂为荣”的地步。
目的： 1) 养成良好习惯；加强审美观的培训；遵守厂纪厂规；提高个人素养；培训良好兴趣、爱好。2) 塑造守纪律的工作场所；3) 营造团队精神。 注重集体的力量、智慧。
【会展活动现场执行管理系统】
本文作者通过多年的实践工作总结，结合我国目前大型活动现场各类型事件的处理现状，研究出了“会展活动现场管理七系统”，并根据活动主题分为：以展览为主的展会活动管理系统；以会议为主的会展活动管理系统；以节庆活动为主的节事活动管理系统；本文主要对会展活动现场管理中的接待系统、会务系统进行详细阐述。
一、 展览现场执行管理系统
⒈   接待管理系统
接待管理系统是现场管理的第一任务，接待工作安排科学才能保证会展活动现场疏导与管理工作的顺利展开。在有条件的展览场所可以通过科学技术产品与现代通讯设备提高接待质量与效率，在条件较差的地方，可以在接待方面多安排一些工作人员与志愿者，以人力接待疏导为主。
展览接待任务如下：
● 识别来者身份。例如：参展商、专业观众、非专业观众、开幕嘉宾、参观嘉宾、媒体记者、展位促销服务人员、会场服务人员等。（到会人员识别方法有：证件识别法、标识识别法、问询识别法）
● 制定人员流动疏导方案
● 协助办理相关证件
● 协助随身物品托管或寄存
● 疏导到会车辆
● 介绍展会活动的基本情况
● 协助填写参观注册信息
● 讲解展会现场相关注意事项
● 告知开馆、闭馆时间
● 接待现场咨询人员
● 协助办理相关商务手续
● 其他接待相关事务
⒉   商务管理系统
商务管理系统分为财务管理系统、手续补办系统、商务租赁系统、证件补办系统。商务管理系统的工作量由展会前期工作量决定，如开展前大量工作已完成，现场工作量相对较小，如大量工作任务前期没有完成，就会造成现场商务管理任务繁重。
商务管理系统具体任务如下：
● 验证手续、办理交费、出据发票
● 收取相关商务租赁费用
● 收取临时入场购票费用
● 办理会刊资料领取手续
● 验收现场临时采购物资
● 审核发放现场各项支出
● 提供打印、传真等现场服务
● 编辑管理相关协议文本
● 填写各方制定的临时需求表格
● 其他商务相关事务
⒊   后勤保障系统
后勤保障系统是现场主要物资管理与供应中心。如：运输设备、仓储、餐饮、车辆调用与配发工作，后勤管理实际是一系列后勤活动管理的统称。由于后勤总是在有组织与管理的方式下进行，所以后勤与后勤管理不过是一个事物的两个方面。
后勤保障的具体任务如下：
● 现场相关餐饮服务商管理与调度
● 现场相关运输设备管理与调度
● 现场相关移动展具、模型的临时管理与调度
● 现场可移动广告载体管理与回收
● 现场展示租赁设备管理与回收
● 现场绿植管理与回收
● 现场非展区装饰材料管理与回收
● 现场成型宣传材料管理
● 现场摄影摄像设备管理与协调
● 现场各种开幕、闭幕物品的管理与回收
● 现场各种工作证件与服装等相关物品领用
● 现场各类人员的管理与疏导
● 现场各类信息的处理、反馈与收集
● 现场各类组织关系的协调与分配
⒋   展区展务管理系统
展区展务管理又称为：现场参展商服务。指会展组织者在展示场所为参展者提供的服务与协调展出事务的总称。
现场参展商服务的内容主要有：
● 展区测量与展品检查
● 更换与调整展位
● 展位促销管理
● 展位噪音管理
● 展位水、电、气、餐饮协调
● 展品知识产权保护协助
● 展位施工与设备安装协调
● 展位门楣检查核实
● 展商代表与展出品核实
● 展区广告内容核实
● 展区参观人员疏导
● 展区证件补办协助
● 展区桌、椅、垃圾筒协调
● 重要领导参观路线设置
● 展区展位拆卸协调
● 展区安全防范
● 其他展区相关服务
⒌   现场调度系统
现场调度系统也被称为：现场指挥中心指会展活动召开时，会展组织管理者通过现场调度、调节、管制、指挥等方式，保证各系统的正常运行。现场调度中心是现场最高指挥中心，通常各类指示信息均由调度中心完成并发布。现场调度系统负责人统常由会展组织最高管理者、会展活动策划师、会展场馆负责人、会展现场秘书组等相关组成。
现场调度的主要职责：
● 协调各系统的相关任务，特别交叉性任务的指派
● 控制会展活动现场的进行程序
● 调配现场相关管理人员与服务人员
● 对现场各类突发事件做出处理决定
● 重要工作内容通知下达
● 接待各系统的咨询意见并做出反馈
● 组织重要领导进行参观
● 处理其他系统不能决策的事物
● 检查各系统实际工作情况
● 公布会展现场重大变化情况
⒍   工程与设备系统
工程与设备系统是会展活动主要建筑建设的核心系统。通常工程系统在进行现场管理阶段后，任务较繁重，也是事故隐患最多的一个系统。工程与设备系统包括了会展活动现场所有的大型施工工程管理与设备使用安装过程管理。
工程设备系统的工作范围：
● 标准展位运输、安装、检修、拆卸管理
● 展场水、电等申请、输送、安装管理
● 特装展位施工管理
● 大型展品物流与安装管理
● 展位移动、撤除、检修、管理
● 大型表演使用设备的安装、检修、拆卸管理
● 工程运输设备使用管理
● 协调场馆方、施工方业务关系
● 协助办理工程人员证件
● 检查会展活动现场使用材料
● 人员管理设备与现场大型广告载体的安装与管理
● 背板、开幕台、剪彩台的安装与检修
● 展场通风、通气设备检修、安装管理
⒎   现场防护系统
现场防护系统包括了多个子系统，现场防护是大型会展活动的重要监控与突发事件处理系统。具体有：社会安全系统、现场治安系统、医疗服务系统、突发事件应急系统、日常监控系统、法律咨询系统、知识产权保护系统等。
现场防护系统的主要内容是：
● 维护展期社会安全，防止各类事件发生
● 维护展示区域治安
● 排查消防设备设施
● 协助核对进入展区人员身份
● 失物报检、领取管理
● 人身健康与财产安全保护
● 呼叫对讲系统建设
● 现场纠纷处理
● 现场医疗救助及处理
● 知识产权侵权调查取证及立案
● 展区监控设备安装与检修
● 夜间巡逻与公共危害防止
二、 会议现场执行管理系统
⒈   会议现场接待系统
会议接待管理系统根据会议性质决定。不同性质的会议对会议接待工作的设定各有偏重。
具体工作内容有：
● 根据机票、车票、参会名单、嘉宾的邀请统计情况，确定接待方案与人员分工
● 提前对进出车辆、周边交通要道、场入进出口进行布置设计。
● 从机场，车站的接待工作开始，到进入会场的接待管理工作，然后到餐饮、酒店住宿、休闲的统一布置。分时段，分地点，责任到人。随时检查酒店、会议室相关的欢迎幅、欢迎牌、签到台、指示牌等是否出现问题。
● 通常正式会议，需安排治安管理人员，对进入会场及周边区域的车辆、人员、设备等进行监控。要做到人不离岗。
● 签到人员较少时，可以采用流水作业；签到人员较多时，可以安排团体队伍进行领队核实，集体签到。如人员结构复杂，在至少安排四到五个接待位置，将嘉宾、媒体、普通参会者，分开接待。
● 嘉宾签到使用的笔、纸等要选择质量合理品。现场签的字、贺词、签约书等应由专业负责妥善保管。
● 出席人员就座排列方式中西方各有不同，应提前咨询排列方式。
● 发言过程中，准备好应急稿与应急演讲设备。（例如：话筒、投影设备、照明设备）
● 准备充足的会议用品，会议正式开始前，提醒参会者将手机转为静音状态
● 会议开始后，应安排专人负责录音、拍照、摄像等工作。大型会议应提前安排同传人员，并对同传内容进行核实。
● 会议现场接待方面更多的内容，可以参考会展实务操作一书。
⒉   财务管理系统
财务管理系统主要以处理相关的财务往来关系为主。通常会议财务手续办理有两种：一种是提前办理、一种是现场办理。
提前办理是指会议正式召开之前，相关参会代表已办理了相关手续，会议组织者在现场对参会人身份进行核实即可；现场办理是指参会代表直接在现场办理相关注册交费手续，通常用于商业型会议。会议财务管理系统的工作有：办理注册手续、办理食宿手续、办理资料购买手续、办理广告处理手续、核实参会人资料、处理其他财务往来帐目等。
核实参会人资料也是接待系统的工作任务之一，为了防止参会人身份错误，通常接待系统与财务管理系统均是进行参会代表身份审核。
⒊   会务服务系统
会务服务系统：主要任务是完成会议期间相关物品配备与会务协调工作。
会务服务系统主要工作任务有：
● 邀请(请柬、印刷、邮发)
● 签到(名片盒、签到薄、签字笔、胸牌、胸花)准备
● 仪式、讲话(讲话稿内容、审核、翻译、设备)准备
● 剪彩(立杆、彩带、剪刀、手套、托盘、持彩托盘人、引导)准备
● 协助参观(路线、引导、解说)工作
● 备餐(人数、标准、酒水、饭菜内容)
● 资料(会议介绍、讲话稿、贵宾名单)发放
● 礼品准备与发放
● 住宿（住宿房间预定、分配、退定）
● 旅游（景点考察、线路设计、购物指南、导游安排）
● 座位（座位安排、桌面物品摆放、嘉宾席位设计、休息区设计）
● 交通（车辆安排、疏导、调用）
⒋   会场布置与工程设备系统
会场布置与工程设备系统通常在中小型会议上，两者没有明显的系统分区。政府型会议通常对两种系统不在细分，而商业型会议则分工较明确。
主要工作任务：
● 标识、水牌、签到台布置
● 演讲、翻译、同传、播放、投影设备布置
● 会议形象文化品制作、打包
● 会场背景墙、背景音乐、灯光安装布置
● 大型舞台设计找寻
● 视频、音频设备安装调试
● 会议区、产品展示区搭建
5．门禁管理系统
门禁识别系统又称出入口识别控制系统，是一种高度智能化、既可实时控制又可脱机使用的网络进出口监控和报警管理的安全系统。授权的用户每人持有一张唯一身份认证的磁卡，持卡人将根据所获得的授权进入指定区域。系统通过对特定的管理区域设防（报警状态）实现报警与持卡人信息采集功能。系统自动读卡时间、开门信息、持卡人、报警信息等资料，供查询和统计处理并生成各种报表。广泛应用于现代化办公大厦、银行、展览场馆、机房、智能化小区等。
近几年，我国部分大型会展活动场馆均安装了门禁系统。以此来提高展览场馆的科技含量。熟悉使用门禁管理系统，是会展活动现场管理的重要内容之一。
⒈ 统一的门禁系统，仅实现了控制、管理、输入输出确认等功能，其处理速度也较慢。随着技术的不断进步，新型的会展门禁系统在原有功能上，新增了用户信息存储并提高了多点认证的速度。
⒉ 效协助场馆方、组办方、参展商做好现场的统计、管理、控制与宣传工作。由于参观群体鱼龙混杂，很难就参展效果做出准确、有效的评估，而具体展位参观群体的详细数据，更是不得而之。宝卡门禁系统可以根据参展商需求来采集观众具体数据，及时作出现场数据的统计分析报告。
⒊ 本地参观者、异地参展商可以省去展品宣传材料携带的不便，根据门禁系统详细地记录，进行展品信息的传送。避免现场宣传品、宣传资料的大量浪费。
会展门禁管理是会展信息化的一部分内容。至今为止，我国会展信息化的发展程度还远远比不上发达国家，这是因为我国的基本环境薄弱与会展发展历史决定的。并且，会展现场服务在条件具备的情况下，还应注重提升个性化、人性化等顺应顾客特殊需求的服务，使之体现出“以人为本”的经营意识。
结论与展望
在某一具体时间、地点，聚集大量的人员、物资、财产、信息，这就是会展业的特殊性。而要使一个会展活动顺利召开，前期必须经过大量的准备工作才行。会展活动现场管理更准确的讲应该是会展现场的协调与服务。现场管理是考验会展组织者、会展承办者、以及会展参与者的一个大考场。每个会展活动现场所产生的事态都会有所不同。这就要求要求从事会展活动现场管理的指挥协调人员必须具备驾御突发事件的处理能力，这样才能按计划将展会顺利完成。并且应该在进行展会现场的管理中需要切实做好以下几点：
1、 提高观众登记效率和入场管理的科学性，维持秩序，减少拥挤和时间紧迫等原因造成意外事件发生可能性；
2、 加强参展商行为方面管理，相关管理人员应在展前展中的与展商及时有效沟通，必要时组织者可以采用强制性措施，维护绝大多数参展商的正当利益和合法权益，保证整个展览会的顺利进行；
3、 及时做好展会中的保洁工作，为参展商和观众营造一个良好洁净的展会环境；
4、 强化展会场馆外的交通运输管理，保证展馆外交通畅通秩序井然；
5、 增强参展商的展位安全和防火防盗等基本安全意识，保持展会安全举办；
6、 增设参展商和观众咨询投诉处理接待处，提供法律援助，服务参展商和观众，及时维护其合法权益侵。
7、 统一负责安排展商的食宿问题，与强势媒体大力合作，充分发挥媒体的宣传优势，准确、统一发布展会的官方信息，为展商和观众及时提供便利展会信息。
此外，根据著名心理学家赫茨伯格的双因素激励理论，现场管理对展会举办有较大促进作用。一方面，有利于展会安全、顺利的举行，提高展会的质量和品质，增强现场管理人员对大型活动的驾御能力、控制能力、操作能力，降低意外事件发生率，有利于稳定展会环境和人心，营造舒适的展会交易气氛，促成贸易成交；另一方面，有利于提升展会的知名度和美誉度，提高展会影响力，促成品牌展会的形成，同时还有利于及时维护展商合法权益，吸引本届参展商和专业观众对该展会继续的参展和密切关注！
综上所述，会展现场执行管理需要不断通过对展会内部改造和调整展会秩序等方法来改善展会环境，提高综合性的服务水平，使会展现场服务更加人性化；通过增强踏实务实态度，从而提高展会的服务性、可控性；通过增强稳定展会现场的责任感，来提高展会的科学性、预见性。只有政府重视科学办展、组展商转化经营思路，强化会展服务功能。我们才可以在日趋激烈的市场竞争中争得一席之地，现在的会展业，问题多机会也多，我们只有把握住了，中国的会展业才会更好的向前发展，中国的会展业才会在竞争中成长。